Deelname kosten & voorwaarden

Jaarlijkse deelnamekosten

De eerste factuur voor de jaarlijkse deelnamekosten wordt verstuurd zodra er een keuring op locatie met de keurmeester is ingepland. De jaren daaropvolgend wordt de factuur voor de jaarlijkse deelnamekosten in het begin van ieder jaar verstuurd.

In deze jaarlijkse deelnamekosten is het gebruik van het Mijn Duurzaam Gastvrij account en de keuringen inbegrepen. Herstelkeuringen en proefkeuringen zijn niet inbegrepen.

Eenmalige aanmeldkosten

Na het aanmelden van jouw bedrijf ontvang je eenmalig een factuur voor de aanmeldkosten van €215,-.

Proefkeuring (optioneel) kosten

Ben je tijdens het invullen van de doe-het-zelf keuring goed op weg maar nog niet zeker of en hoe het bedrijf aan genoeg normen kan voldoen? In dat geval kan je een proefkeuring aanvragen. Een van de keurmeesters zal het bedrijf op locatie komen inspecteren en adviezen geven over nog te nemen maatregelen. Mocht het zijn dat je te bescheiden bent geweest en het bedrijf al voldoende normen heeft behaald, dan wordt deze proefkeuring gezien als de echte keuring. Je betaalt dan geen extra kosten en de factuur voor de proefkeuring wordt in dit geval gecrediteerd.

Herstelkeuring kosten

De kosten voor een herstelkeuring (meer dan 5 verplichte normen niet voldoende bij de keuring op locatie) bedragen €186,-.

Annuleringskosten

De kosten voor de annulering/verplaatsing van een keuring binnen 10 werkdagen bedragen €214,-.

Kortingen

Heeft een bedrijf twee keurmerken op eenzelfde locatie (bijvoorbeeld een Duurzaam Gastvrij en een Green Key) met gelijktijdige keuring? Dan krijgt het bedrijf 5% korting op beide jaarlijkse deelnamekosten.

Wordt een bedrijf voor meerdere bedrijfscategorieën van Duurzaam Gastvrij gekeurd (bijvoorbeeld sportlocatie én wellness & sauna) dan krijgt het bedrijf 20% korting op beide jaarlijkse deelnamekosten.

Alle bovenstaande genoemde prijzen zijn exclusief 21% BTW.

Deelname aan Duurzaam Gastvrij (artikel 1 t/m 7)

Artikel 1. Aanmelding / Deelname Duurzaam Gastvrij

1. Deelnemers aan Duurzaam Gastvrij dienen te voldoen aan de normen behorende bij hun bedrijfscategorie. Zie hier de normen per bedrijfscategorie.
2. Voorafgaand aan de formele keuring voert de ondernemer de noodzakelijke maatregelen uit of investeert in de noodzakelijke voorzieningen, zodat het bedrijf voldoet aan de normen.
3. Om in aanmerking te komen voor een formele keuring dient de (potentiële) deelnemer het aanmeldingsformulier volledig in te vullen.
4. De aanmelding voor deelname is eenmalig en geldt alleen voor bedrijven die nog niet in het bezit zijn van het Duurzaam Gastvrij certificaat en is geldig tot wederopzegging.
5. Stichting KMVK beschikt over persoonsgegevens. Het gaat hier om de gegevens die noodzakelijk zijn voor het voorbereiden of uitvoeren van de overeenkomst t.b.v. het Duurzaam Gastvrij certificaat. Zie onze uitgebreide privacyverklaring.
6. Bij mutaties in voor Duurzaam Gastvrij relevante bedrijfsgegevens dient de deelnemer dit door te geven aan Duurzaam Gastvrij.

Artikel 2. Betaling/deelnamekosten

1. Aan het voeren van het Duurzaam Gastvrij certificaat is een jaarlijks deelname bedrag verbonden. De verplichting tot betaling van deze kosten gaat in na het aanvragen van de eerste formele keuring en eindigt op 31 december van het jaar waarin de deelname conform de voorwaarde is opgezegd.
2. De betaling van de deelnamekosten dient te geschieden vóórdat de keuring plaatsvindt.

Artikel 3. Afspraak keuring

1. Na ontvangst van de aanmelding neemt een keurmeester contact op voor het maken van een afspraak voor de formele keuring.
2. De keuring zal pas plaatsvinden na ontvangst van de betaling van de deelnamekosten.
3. Certificaathouders worden periodiek benaderd door een keurmeester voor het inplannen van een keuring.

Artikel 4. Keuring

1. Een onafhankelijke keurmeester zal op het bedrijf nagaan of het bedrijf daadwerkelijk voldoet aan de normen van Duurzaam Gastvrij.
2. De ondernemer bereidt de keuring voor door een doe-het-zelfkeuring in te vullen in Mijn Duurzaam Gastvrij. Dit is tevens een checklist.
3. Op de afgesproken datum zal de keuring uitgevoerd worden. De keuringsafspraak kan kosteloos verzet worden binnen de termijn van uiterlijk 10 werkdagen voorafgaande aan de datum van de keuring. Bij annulering binnen 10 werkdagen wordt er een bedrag van €214,- in rekening gebracht. (In gevallen van overmacht aan de zijde van het te keuren bedrijf kan hiervan in overleg worden afgeweken).
4. De keuring op locatie vindt eens per twee jaar plaats, behalve in de eerste twee jaar, dan zijn er twee keuringen. In het tussenliggende jaar zonder keuring op locatie dient men wel het kengetallenregistratiesysteem (verbruiksgegevens) bij te werken in Mijn Duurzaam Gastvrij.
5. Duurzaam Gastvrij behoudt zich het recht voor om onaangekondigde controles uit te voeren aan de hand van een mystery visit.

Artikel 5. Resultaat van de keuring

1. Binnen uiterlijk 14 werkdagen na de keuring, ontvangt de deelnemer een schriftelijke bevestiging van de keuringsuitslag.
2. Om het Duurzaam Gastvrij certificaat te behalen/behouden dient aan alle verplichte normen voldaan te worden en aan het voorgeschreven aantal optionele normen behorende bij het beoogde niveau brons, zilver of goud.
3. Op basis van zijn bevindingen tijdens het bedrijfsbezoek brengt de keurmeester een advies uit aan Duurzaam Gastvrij: Indien aan alle verplichte normen voldaan wordt geeft de keurmeester een positief advies en zal de deelnemer hiervan een schriftelijke bevestiging krijgen.
4. Indien niet aan alle verplichte normen en/of aan onvoldoende optionele normen voldaan wordt, kan de keurmeester de keuring niet afronden en zal de deelnemer alsnog maatregelen moeten treffen om te voldoen aan de openstaande normen (= herstelacties). Dit wordt bij voorkeur administratief afgehandeld. Afhankelijk van het aantal en soort herstelacties en/of periode van herstelacties kan eventueel een herstelkeuring op locatie nodig zijn, zie artikel 7b.
5. Indien de ondernemer het niet eens is met het advies van de keurmeester, kan de deelnemer bezwaar aantekenen.

Artikel 6. Uitreiking Duurzaam Gastvrij certificaat
Bij een positief resultaat van de keuring (en na betaling van deelname kosten) zal het certificaat van Duurzaam Gastvrij aan de ondernemer worden overhandigd. De ondernemer zal door de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit op de hoogte worden gesteld op welke manier deze overhandiging zal plaatsvinden. Mogelijkheden zijn: jaarlijkse landelijke uitreiking in de maand februari, projectmatige uitreiking, persoonlijke aflevering of levering per post.

Artikel 7. Keuring
a) Tijdsbesteding keuring
Een keuring heeft een gemiddeld tijdsbeslag van 2,5 uur. Een eerste keuring duurt over het algemeen één uur langer. Deze tijdsbesteding is over het algemeen voldoende indien de deelnemer de keuring op de juiste wijze heeft voorbereid. Een goede voorbereiding voldoet aan de volgende uitgangspunten:

• een doe-het-zelf keuring is voorafgaande de keuring ingevuld in 'Mijn Duurzaam Gastvrij' en de bijbehorende documenten zijn op de juiste plaats geüpload.
• de deelnemer zorgt ervoor dat minimaal drie dagen voorafgaande aan de keuring de documenten in 'Mijn Duurzaam Gastvrij' up-to-date zijn.

Mocht tijdens de keuring blijken dat de voorbereiding onvoldoende is door onvoldoende kennis en/of ervaring dan kan ter plaatse in overleg de keuring omgezet worden in een proefkeuring waarbij de keurmeester het te certificeren bedrijf van advies voorziet ter voorbereiding op een volgende formele keuring.

b) Maximum herstelacties
Indien er tijdens een keuring te veel herstelacties ten aanzien van verplichte normen zijn, dient een herstelkeuring op locatie uitgevoerd te worden. Een herstelkeuring is van toepassing indien aan 6 of meer verplichte normen niet voldaan is. De afweging om een herstelkeuring in te plannen is voorbehouden aan de keurmeester. Afwijken van de gestelde grenswaarde, zowel aan de onder- als aan de bovenkant is altijd mogelijk, mist goed beargumenteerd. Bij twijfel treedt de keurmeester in overleg met een collega keurmeester.

In de volgende gevallen dient altijd een herstelkeuring op locatie plaats te vinden, ongeacht het aantal niet behaalde verplichte normen:

• Aanpassing waterdoorstroming (verplichte norm)
• Vervangen verlichting (verplichte norm)

Een herstelkeuringsbezoek duurt maximaal 60 minuten. De kosten voor een herstelkeuring bedragen €186,-.

c) Termijn herstelwerkzaamheden
Voor herstelacties staat een termijn van 4-8 weken (afhankelijk van de zwaarte van de herstelwerkzaamheden). Indien de herstelacties niet binnen deze termijn worden afgerond volgt afkeuring. Op de website zal dan de tekst verschijnen “Voldoet momenteel niet aan de normen, werkt aan herstel”. Indien daarna herstelwerkzaamheden niet binnen 4 daaropvolgende maanden worden uitgevoerd heeft de Stichting KMVK het recht tot het verplichten van een nieuwe keuring óf treedt artikel 9 in werking. De Stichting zal hierover contact opnemen met de deelnemer.

Beëindiging deelname (artikel 8 t/m 13)

Artikel 8. Beëindiging deelname: op eigen initiatief

1. Indien de ondernemer niet meer wenst deel te nemen aan Duurzaam Gastvrij en de daarmee samenhangende jaarlijkse keuringen, dient de ondernemer vóór 1 oktober schriftelijk op te zeggen bij de Stichting KMVK voor het daaropvolgende kalenderjaar.
2. De Stichting KMVK zal een bevestiging van de opzegging naar de ondernemer sturen.
3. Indien de ondernemer niet tijdig opzegt, worden de jaarlijkse deelnamekosten in rekening gebracht.

Artikel 9. Beëindiging deelname: niet meer voldoen aan de normen van de Duurzaam Gastvrij
Indien blijkt dat het bedrijf niet (meer) voldoet aan de normen van Duurzaam Gastvrij, behoudt de Stichting KMVK het recht om deelname aan en alle overige activiteiten rondom de Duurzaam Gastvrij voor het desbetreffende bedrijf te beëindigen.

Artikel 10. Wanbetaling
Indien het bedrijf niet voldoet aan het betalen van de gemaakte kosten of openstaande facturen, behoudt de Stichting KMVK het recht om deelname aan en alle overige activiteiten rondom Duurzaam Gastvrij voor het desbetreffende bedrijf te beëindigen. Dit laat de verplichting alsnog te betalen onverlet.

Artikel 11. Teruggave schild Duurzaam Gastvrij

1. Bij beëindiging van de deelname aan Duurzaam Gastvrij dient het schild met het Duurzaam Gastvrij logo erop uiterlijk één maand na beëindigingsdatum aan de Stichting te worden geretourneerd. De kosten voor verzending zijn voor de ondernemer.
2. Indien de ondernemer niet voldoet aan het terugsturen van het Duurzaam Gastvrij schild, is de Stichting KMVK gehouden het betreffende schild te laten ophalen. Kosten hiervoor zijn voor rekening van de ondernemer.
3. Het Duurzaam Gastvrij schild is en blijft te allen tijde eigendom van de Stichting KMVK.

Artikel 12. Beëindiging communicatie rondom Duurzaam Gastvrij
Bij beëindiging van deelname aan Duurzaam Gastvrij dient de ondernemer ook het gebruik van het beeldmerk van Duurzaam Gastvrij in alle, ook promotionele uitingen (denk hierbij aan bijvoorbeeld briefpapier, folders, advertenties, vermeldingen in gidsen, op websites etc.) te beëindigen en wel met ingang van het daaropvolgende kalenderjaar.

Artikel 13. Financiële verplichtingen en boete-clausule

1. De verplichting om openstaande facturen te betalen vervalt niet bij beëindiging van deelname aan Duurzaam Gastvrij.
2. Bij het niet nakomen van de genoemde verplichtingen in artikel 11 en 12 is het bestuur van de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit gerechtigd, zonder daarbij in gebreke te stellen, een boete op te leggen van €500,- per overtreding.

Bezwaarprocedure (artikel 14 t/m 16)

Artikel 14. Bezwaar aantekenen

1. De ondernemer kan bezwaar aantekenen bij de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit over een besluit/beslissing van de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit.
2. De Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit zal op een bezwaar schriftelijk reageren.

Artikel 15. Bezwaar aantekenen inzake beslissing keuring Duurzaam Gastvrij

1. Indien de ondernemer het niet eens is met de beslissing over de Duurzaam Gastvrij keuring, kan de ondernemer bezwaar aantekenen bij de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit.
2. Voordat een beslissing wordt genomen op het bezwaar, zal een afgevaardigde van de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit eerst overleggen met de ondernemer en laat, indien nodig, een herstelkeuring verrichten.
3. Indien een herstelkeuring zal plaatsvinden, gebeurt dit altijd door een andere keurmeester. De Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit zal daarom een tweede keurmeester vragen een second opinion te geven over het desbetreffende bedrijf.
4. Indien de ondernemer reeds in het bezit is van de Duurzaam Gastvrij van het voorafgaande jaar, mag het bestaande niveau van de Duurzaam Gastvrij worden aangehouden tot het tijdstip waarop over het bezwaar wordt beslist.

Artikel 16. Beslissing en betaling inzake herstelkeuring Duurzaam Gastvrij

1. De beslissing van de tweede keurmeester is bindend.
2. Bij een positief resultaat van de herstelkeuring:
   a. zal de ondernemer de Duurzaam Gastvrij alsnog uitgereikt krijgen;
   b. zullen de kosten voor de herstelkeuring voor rekening komen van Stichting KMVK; alleen in die gevallen dat tussentijds, tussen de eerste en tweede (her)keuring geen extra inspanningen op het bedrijf en/of door de ondernemer zijn verricht om alsnog te voldoen aan de normen van de Duurzaam Gastvrij; 
   c. zullen kosten van de herstelkeuring voor rekening komen van de ondernemer, in die gevallen dat tussentijds, tussen de eerste en de tweede (her)keuring wel extra inspanningen op het bedrijf en/of door de ondernemer zijn verricht om alsnog te voldoen aan de normen van Duurzaam Gastvrij.
3. Bij een negatief resultaat van de herstelkeuring:zal door de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit besloten worden, op grond van het keuringsresultaat, of het Duurzaam Gastvrij certificaat in zijn geheel wordt teruggenomen of dat het niveau van de Duurzaam Gastvrij verlaagd zal worden (bijvoorbeeld van goud naar zilver of brons of van zilver naar brons). In het geval dat de Duurzaam Gastvrij in zijn geheel wordt teruggenomen, dient de ondernemer het schild met Duurzaam Gastvrij naar de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit terug te sturen.